KHI MỚI LÀM KẾ TOÁN BẠN CẦN LƯU Ý !

- Kinh nghiệm làm kế toán có được là nhờ sự trải nghiệp, va vấp thực tế...
- Kỹ năng làm kế toán là sự hiểu biết, bản lĩnh nghề nghiệp...

Để thành công trong nghề kế toán thì bạn phải có đủ cả 2 yếu tố trên.

Là một đội ngũ chuyên về kế toán, chúng tôi luôn mong muốn chia sẻ được những kiến thức - kỹ năng cũng như những kinh nghiệm mà đội ngũ nhân viên kế toán lâu năm của của chúng tôi đúc rút qua quá trình làm việc thực tế.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ những thông tin, vướng mắc mà kế toán hay gặp phải trong quá trình học tập cũng như làm việc thực tế:

1. Viết sai hóa đơn 
- Một trong những lỗi rất hay gặp. Bạn có thể viết sai bất kỳ một thông nào trên hóa đơn như: sai tên công ty, địa chỉ, MST, ngày tháng... cho tới đơn giá, thành tiền, tiền thuế, thuế suất... Khi gặp trường hợp này bạn phải biết cách xử lý, phân biệt rõ ràng là hóa đơn đó đã kê khai thuế hay chưa. 
Chi tiết bạn xem tại đây: Cách xử lý khi viết sai hóa đơn.

2. Mất hóa đơn
- Trường hợp này không hay gặp nhiều lắm nhưng là kế toán thì bạn phải biết cách xử lý, biết rõ về thủ tục khai báo cũng như các mức phạt liên quan khi bị mất hóa đơn đầu ra hoặc đầu vào => Muốn biết hãy bấm ngay: Cách xử lý khi mất hóa đơn.

3. Hàng bán bị trả lại:
- Nếu gặp trường hợp này bạn sẽ xử lý như thế nào? xuất hóa đơn, kê khai - hạch toán ra sao? => Xem tại đây: Cách xử lý hàng bánbị trả lại.

4. Mua hàng hóa - dịch vụ không có hóa đơn:
- Nếu hàng hóa dịch vụ mua vào mà không có hóa đơn thì kê khai - hạch toán như thế nào? Làm thế nào để đưa những chi phí không có hóa đơn này vào làm chi phí được trừ khi tính thuế? Tất cả đều được trả lời trong: Cách xử lý - hạchtoán chi phí mua hàng không có hóa đơn.

5. Lương
- Bạn muốn hiểu sâu về kế toán tiền lương, thành thạo cách tính lương, làm bảng thanh toán tiền lương, tạo chi phí tiền lương chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn ở phần sau

6. Tự học kế toán.
- Nếu bạn muốn có thêm kiến thức - kỹ năng hãy tham khảo 2 phần này:
+ Tự học làm kế toán trên Excel: trong đó có mẫu sổ sách, các bảng biểu, cũng như hướng dẫn rất cụ thể và chi tiết cách ghi - lập các loại sổ sách báo cáo... chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn ở phần sau

+ Tự học kế toán Thuế: Phần này cung cấp nhiều kiến thức - kỹ năng làm kế toán thuế theo luật thuế mới nhất năm 2014 hiện nay như:

* Hướng dẫn cách kêkhai bổ sung thuế GTGT
* Cách tính thuế thunhập cá nhân
* Cách chuyển lỗ giữacác quý, các năm sang năm sau ( phần này kế toán rất nên đọc bởi kể cả kế toán làm lâu năm nhiều người vẫn hay hiểu sai).

7. Xử phạt vi phạt
Kế Toán muốn không bị phạt nhiều thì phải hiểu khi nào thì mình sẽ bị phạt và mức phạt là bao nhiêu cho những hành vi vi phạm luật thuế đó, nên kế toán nào cũng cần biết các phần sau:
- Khi nộp chậm tờ khai - báo cáo thuế như thuế Môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN hay thuế TNDN cứ quá hạn quy định là bị : Phạt chậm nộp tờ khai - báo cáo Thuế.
- Trên mới chỉ là phạt về tội không làm báo cáo đúng hạn, còn nếu liên quan đến tiền thuế thì bị phạt riêng thêm nữa: Phạt chậm nộp tiền thuế.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nộp chậm có bị phạt không? Làm sai phạt bao nhiêu? Tất cả đều có ở đây: Mức phạt chậm nộp -làm sai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Thêm lời chia sẻ: 

       Để có thể xin được việc làm, kế toán phải trang bị cho mình rất nhiều kỹ năng nghề nghiệp: từ kỹ năng văn phòng, giao tiếp cho đến kỹ năng về chuyên môn kế toán... Nhà tuyển dụng lúc nào cũng yêu cầu Kinh Nghiệm, vậy thì một sinh viên kế toán mới ra trường chưa đi làm thì lấy đâu ra kinh nghiệm?

       Thực tế cho thấy rằng nhà Tuyển dụng yêu cầu số năm kinh nghiệm là để đảm bảo rằng người nhân viên đó có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc mà vị trí họ đang tuyển dụng, vì nếu bạn chưa từng đi làm thì rất khó có thể làm tốt được công việc. Vậy thì cái mà nhà Tuyển dụng quan tâm đó là “ khả năng hoàn thành công việc”, đang cần một kế toán có kỹ năng công việc thực sự, tức là bạn phải “ Biết Việc” chứ nếu mà bạn đã có kinh nghiệm 2 – 3 năm đi làm rồi mà không có kỹ năng gì thì cũng không thể đáp ứng được yêu cầu của Nhà Tuyển Dụng.

Cách Xử Lý Các Trường Hợp Ghi Sai Hóa Đơn GTGT

Khi viết hóa đơn kế toán có thể ghi sai một vài thông tin trên hóa đơn như là: sai thuế suất, sai tên hàng, sai số lượng, sai đơn giá, sai tên công ty, sai địa chỉ, mã số thuế, sai ngày  tháng... Tất cả những sai sót đó sẽ làm cho hóa đơn không hợp lệ. Vì vậy kế toán cần phải biết cách xử lý nhưng sai sót đó khi gặp phải viết sai hóa đơn GTGT.

Căn cứ pháp lý:
+ Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
+ Khoản 7 Điều 3 của thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi TT 39)

Để cho dễ hiểu chúng tôi sẽ phân biệt ra các trường hợp như sau:

1. Viết sai hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng:

Theo khoản 1 - Điều 20 của TT 39: "1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai."

Cụ thể cách xử lý như sau:

- Trường hợp 1: Chưa xé hóa đơn viết sai ra khỏi cuống:

+ Bước 1: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai (không xé). 

+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 cho khách hàng.

- Trường hợp 2: hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống của quyển hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng:

+ Bước 1: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai.

+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 cho khách hàng.

+ Bước 3: Lưu giữ các liên của số hóa đơn viết sai đã xé: có thể kẹp tại cuống của quyển hóa đơn hoặc để không bị thất lạc thì bạn có thể để riêng vào file kẹp trong tủ tài liệu.

=> Cả 2 trường hợp trên bên bán và bên mua đều sử dụng hóa đơn mới đúng xuất lại để kê khai hạch toán. Còn hóa đơn viết sai đã gạch chéo là các hóa đơn Xóa bỏ chúng ta chỉ lưu giữ không dùng để kê khai hạch toán. Khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn các bạn cho số hóa đơn viết sai đã gạch chéo này vào cột "Xóa bỏ".

Chú ý: Vì chúng ta chưa giao hóa đơn cho khách hàng nên Bên bán không cần phải lập Biên bản thu hồi hóa đơn nhé.
 

(Cách xử lý trên là dành cho trường hợp hóa đơn viết sai và được phát hiện ra sai sót trước khi giao hóa đơn Liên 2 cho khách hàng  - KHÔNG BIỆT LỖI SAI SỐT TRÊN HÓA ĐƠN LÀ GÌ.)

2. Viết sai hóa đơn nhưng đã giao cho khách hàng:

a, Chưa kê khai thuế:
Theo khoản 2 - điều 20 của Thông tư 39: "2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định."

Cụ thể các bước thực hiện:

+ Bước 1: Bên bán lập biên bản thu hồi hóa đơn (2 bản - mỗi bên giữ 1 bản).

Tải về: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn.

+ Bước 2: Thu hồi (lấy lại) hóa đơn Viết sai đã giao cho người mua trước đó. Sau đó tiến hành gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và lưu giữ chúng.
 

+ Bước 3: Xuất lại hóa đơn mới (theo đúng quy định ). 

Chú ý: Ngày trên hóa đơn mới là ngày lập biên bản thu hồi.

(Bên bán và bên mua dùng hóa đơn xuất lại (đúng) để kê khai và hạch toán.
Hóa đơn viết sai đã xóa bỏ (gạch chéo) không dùng để kê khai hạch toán.)

 

b, Đã kê khai thuế:
Theo khoản 3 - điều 20 của Thông tư 39: "Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)."

Các bước thực hiện:

+ Bước 1: Người bán và người mua phải lập biên bản xác nhận hoặc điều chỉnh hóa đơn sai sót. 

(lập 2 bản - mỗi bên giữ 1 bản)

Xem chi tiết: Mâu biên bảnđiều chỉnh hóa đơn sai sót

+ Bước 2: Người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. 
 

Cách xử lý từng trường hợp sai sót cụ thể trên hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:

TH1: Sai số lượng hàng hóa, sai đơn giá, sai thuế suất, tiền thuế GTGT (đã kê khai thuế):

+ Nếu sai do thấp hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng.

+ Nếu sai do cao hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.

(Xem chi tiết tại đây: Mẫu và cách lập hóa đơn điều chỉnh giảm)
(có hướng dẫn cách kê khai cụ thể)

Chú ý: Trên hóa đơn viết sai đang sai phần nào thì chúng ta điều chỉnh phần đó.
Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm các bạn không được ghi âm (tức là không được đánh dấu trừ đằng trước giá trị giảm). Nhưng khi kê khai thuế phải kê khai âm.

Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. 
 

TH2: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. 

(Theo khoản 7, điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC)

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn.

Khi kế toán lập hóa đơn nhưng phát hiện sai sót cần tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai để xuất lại hóa đơn đúng. Biên bản thu hồi hóa đơn này chỉ đươc phép sử dụng khi hóa đơn đã lập sai trước đó chưa kê khai thuế, còn nếu đã kê khai thuế kế toán chỉ được phép viết hóa đơn điều chỉnh, không được hủy hóa đơn.

Sau đây chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn mẫu biên bản thu hồi hóa đơn viết sai:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---oOo---   BIÊN BẢN THU HỒI HOÁ ĐƠN ĐÃ LẬP Số 0123/BBTHHĐ   - Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. - Căn cứ Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị  định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP Hôm nay, ngày …………./2015, đại diện hai bên gồm có: BÊN A :   ……………………… Địa chỉ :  ………………………. Điện thoại : …………………                        MST: ……………………… Do Ông (Bà) : …………………        Chức vụ : ………………………. BÊN B :  …………………………………….. Địa chỉ :  ……………………………………... Điện thoại : ............................... ...........MST: ……………………… Do:.........................................................Chức vụ : ............................................. Hai bên,thống nhất lập biên thu hồi (Liên 2) hóa đơn 01GTKT3/001 đã lập, có ký hiệu: AA/13P số ………… ngày …………. để xóa bỏ theo qui định, và sẽ xuất thay thế bằng hóa đơn số 01GTKT3/001, ký hiệu: AA/13P số ………….. ngày ………………… ·         Lý do thu hồi  : ………………………. Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này. Biên bản này lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.                ĐẠI DIỆN BÊN A                                                           ĐẠI DIỆN BÊN B

Sau khi lập xong biên bản thu hồi hóa đơn, hai bên ký đóng dấu xác nhận và xuất lại hóa đơn mới.