Cách xử lý hàng bán bị trả lại và cách viết hóa đơn trả lại hàng

Hóa đơn hàng bán trả lại được lập khi doanh nghiệp bạn là người mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá. Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể kế toán có những cách lập hóa đơn trả lại hàng như sau:

- Trường hợp người mua là công ty có khả năng xuất hóa đơn trả lại hàng: Khi đó người mua hàng sẽ lập hóa đơn trả lại hàng cho bên bán, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT.

- Trường hợp người mua là cá nhân không có khả năng xuất lại hóa đơn: Khi trả lại hàng hoá, bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn) đã lập trước đó, lý do trả hàng kèm theo hoá đơn gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hoá đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh số bán, thuế GTGT của bên bán. 

( Theo điểm 2.8 phụ lục 4 TT 39/2014/TT-BTC )

1. Xử lý trường hợp người mua là công ty có khả năng xuất hóa đơn trả lại hàng:

Khi bán hàng: công ty bán đã xuất hóa đơn giao cho công ty mua

Khi muốn trả lại hàng: bên mua sẽ xuất hóa đơn (cho số hàng được trả lại: có thể trả lại 1 phần hoặc trả tất số hàng đã mua) để trả lại hàng cho công ty bán. Trên hóa đơn ghi rõ lý do trả lại hàng.

Ví dụ:

- Ngày 25/01/2016, Công ty cổ phần Tân Hà xuất hóa đơn GTGT bán cho Thiên Ưng 200 chiếc áo phông nam với đơn giá là 150k/chiếc.

- Ngày 29/01/2016, Công ty Thiên Ưng phát hiện ra hàng không đúng chất lượng. Trả lại toàn bộ số hàng đã mua ngày 25/01/2016.

Khi thực hiện trả lại hàng, Công ty Thiên Ưng xuất hóa đơn trả lại hàng như sau:

Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG                                                                                                              Ký hiệu: AA/15P                                                              Liên 1: Lưu                                                  Số: 0000001 Ngày 29 tháng 01 năm 2016 Đơn vị bán hàng: Mã số thuế: Địa chỉ:
Điện thoại: ................................................. Số tài khoản........
Họ tên người mua hàng: Nguyễn văn Quang Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Tân Hà Mã số thuế: 0004876241 Địa chỉ: 167 Giải Phóng, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội
Hình thức thanh toán: ....................................... Số tài khoản………………
STT	Tên hàng hóa, dịch vụ		Đơn vị tính	Số lượng		Đơn giá	Thành tiền
1	2		3	4		5	6=4x5
01	Áo phao Nam		Chiếc	200		150.000	30.000.000
	(Xuất hàng trả lại do do không đúng chất lượng)
Cộng tiền hàng:                                                                                                30.000.000
Thuế suất GTGT: 10 %  , Tiền thuế GTGT                                                              3.000.000
Tổng cộng tiền thanh  toán:                                                                                    33.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi ba triệu đồng chẵn./.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Nguyễn Văn Quang					Người bán hàng (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên) Nguyễn Mai Hoa

                                                           (Mẫu hóa đơn hàng bán bị trả lại)

Kê khai thuế hóa đơn hàng bán bị trả lại

Theo Công văn 4943/TCT-KK ngày 23/11/2015 thì việc kê khai hàng bán bị trả lại được thực hiện vào kỳ xuất hóa đơn trả lại hàng, cụ thể như sau:

Căn cứ hóa đơn trả lại hàng hoặc hóa đơn Điều chỉnh, bên bán thực hiện kê khai Điều chỉnh doanh số bán và thuế GTGT đầu ra, bên mua Điều chỉnh doanh số mua và thuế GTGT đầu vào tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn trả lại hàng hoặc phát sinh hóa đơn Điều chỉnh.

Ví dụ 6: Tháng 05/2015 Công ty A xuất hóa đơn bán hàng cho Công ty B với tổng giá trị hàng hóa bán ra là 100 triệu đồng, thuế GTGT đầu ra 10 triệu đồng. Công ty A và Công ty B đã thực hiện kê khai hóa đơn này theo quy định. Tháng 07/2015, Công ty B phát hiện hàng hóa đã giao không đúng quy cách, chất lượng.

- Trường hợp Công ty B trả lại toàn bộ hàng hóa: Công ty B xuất hóa đơn trả lại hàng cho Công ty A với giá trị hàng hóa trả lại là 100 triệu đồng, thuế GTGT là 10 triệu đồng. Căn cứ hóa đơn trả lại hàng, Công ty A Điều chỉnh giảm doanh số bán và thuế GTGT đầu ra, Công ty B Điều chỉnh giảm doanh số mua và thuế GTGT đầu vào tại kỳ tính thuế tháng 07/2015 (nếu còn trong thời hạn khai thuế) hoặc tháng 08/2015.

Chú ý thêm: Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn GTGT, còn bên mua (bên trả lại hàng) sử dụng hóa đơn trực tiếp:

                                                                                                    

2. Xử lý trường hợp người mua là cá nhân không có khả năng xuất lại hóa đơn:

- Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa Công ty áp dụng theo hướng dẫn tại điểm 2.8 Phụ lục 4 về hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ đối với một số trường hợp (Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC), cụ thể:

+ Đối với trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa:

Khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.

+ Đối với trường hợp trả lại một phần hàng hóa:

Sau khi lập biên bản thu hồi hóa đơn như trên và nhận số hàng bị trả lại, bên bán lập hóa đơn mới cho hàng hóa thực tế bên mua chấp nhận theo quy định.

- Trường hợp Công ty đã kê khai thuế của hóa đơn đầu ra, sau đó người mua trả lại toàn bộ hay một phần hàng và hóa đơn GTGT thì hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn của hàng hóa bị trả lại, lưu giữ hóa đơn tại người bán. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do trả lại hàng hóa và các thỏa thuận bồi thường giữa hai bên (nếu có). Căn cứ vào hóa đơn người bán trả lại, Công ty thực hiện điều chỉnh giảm doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT và thuế GTGT đầu ra trên tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT. Trường hợp kê khai không đúng theo quy định, Công ty thực hiện kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo hướng dẫn tại Khoản 5 Điều 10 Thông tư số 156/2013/TT-BTC.

(Theo Công văn số 84288/CT-HTr ngày 29/12/2015 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chính sách thuế trả lời vướng mắc liên quan đến cách xử lý hóa đơn khi người mua trả lại hàng hóa)

Xem thêm: Cách hạch toán hàng bánbị trả lại